Das ist nicht meine Aufgabe! (?)

Liebe Leser,

 

die Bücherei öffnet. Pünktlich, natürlich. Die Bücherei schließt. Auch pünktlich. Dazwischen sind die Informationstheken auf allen drei Etagen durchgehend zu besetzen. Daneben laufen für uns FaMIs noch diverse andere Dinge, wie beispielsweise Dienstbesprechungen, Medienrückordnung, die Bearbeitung neuer Medienlieferungen, Zeitschriften, Rechnungen bezahlen, Zahlungseingänge kontrollieren, Veranstaltungen durchführen und wenn es möglich ist, auch noch immerzu im Internet über Twitter, Facebook oder im Blog präsent sein. Es gibt noch viele andere Aufgaben neben dem normalen Öffnungsbetrieb, die ich an dieser Stelle gar nicht alle aufzählen kann.

 

Was passiert aber, wenn sich plötzlich vom Personal, das sich mit diesen ganzen Aufgaben befasst, plötzlich die Hälfte fehlt, sei es durch Urlaub, Krankheit oder sonstige Umstände?

Die Arbeit muss aufgeteilt werden.

 

Lieferungskontrolle

 

In der vergangenen Woche und im Augenblick, wo ich diesen Beitrag schreibe, fehlt auf jeden Fall die Hälfte unserer FaMI-Kolleginnen. Natürlich haben wir insgesamt mehr Kolleginnen, aber unsere Bibliothekarinnen haben andere Aufgaben und sind dort auch genügend ausgelastet. Aber von uns FaMIs sind drei Personen weg, drei Personen „übrig geblieben“. Die Aufgaben der fehlenden müssen aber erledigt werden. Im Schnitt muss also jede der noch verbleibenden Personen das komplette Aufgabengebiet einer anderen übernehmen.

Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten. Resignieren ist die eine. Das kommt aber natürlich nicht infrage, denn wir wollen ja auch weiterhin für Euch da sein.

Da wir seit einigen Monaten daran arbeiten, ein Qualitätsmanagement aufzubauen, gibt es zum Glück für sämtliche Tätigkeiten in unserem Haus Aufgabenbeschreibungen. Das ist supergut, denn dann weiß man zumindest, was genau zu tun ist, wenn man eine Aufgabe zu vertreten hat.

 

 

In meinem Fall sind das im Augenblick, zusätzlich zu meinen Aufgaben, die Lieferungskontrolle der bestellten Medien und die Zeitschriftenbearbeitung. Grundsätzlich nicht mein Job. Im Augenblick aber schon, denn beides kann nicht liegen bleiben, bis sich die verantwortliche Person wieder darum kümmern kann.

 



Zeitschriften Zeitschriften2

 

Geht Euch das auch so? Und wie organisiert Ihr Euch, wenn Ihr mal Kollegen vertreten müsst?

Nach dem Motto „was geht, geht, alles andere bleibt liegen“ kann man mal ein paar Tage arbeiten, aber wenn die Tage zu Wochen werden und es zu längeren Ausfällen kommt, ist man ganz schnell am Ende, weil man dann letztendlich doch alles nachholen muss, was man im guten Glauben liegen gelassen hat, weil man sicher war, in der nächsten Woche sind wieder mehr Leute da…

 

 

Ich habe mir einen Wochenplan aufgestellt. Dabei spielt vor allem der zeitliche Aspekt eine Rolle. Ich weiß zum Beispiel, dass die Großlieferung unserer Buchhandlung immer am Dienstag kommt. Also plane ich den Dienstag und den Mittwoch zur Lieferungskontrolle ein. Darüber hinaus haben wir im Team einen Worst-Case-Plan entwickelt, der genau an solchen Tagen und Wochen eintritt, wenn extreme Unterbesetzung herrscht. Darin wird genau festgelegt, welche Aufgaben auf jeden Fall erledigt werden müssen, weil sie nicht warten können.

Und dann ist durchaus auch der Job einer anderen Kollegin gerade mal „mein Job“.

 

Und wer weiß – vielleicht sieht nächste Woche auch alles wieder ganz anders aus?

 

Beste Grüße,

Sonja Tewes

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2 Kommentare zu “Das ist nicht meine Aufgabe! (?)

  1. Stadtbibliothek Wolfsburg 21. Oktober 2014 um 20:20 Reply

    Hört sich gut an so ein „Worst-Case-Plan“, könnten wir auch manchmal gebrauchen….

  2. Sonja Tewes 22. Oktober 2014 um 08:13 Reply

    Ja, der hat uns wirklich schon oft weiter geholfen… kann ich nur empfehlen!

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