Achtung, die Prüfer kommen…

Liebe Leser,

 

Im August hatten wir Besuch der ganz besonderen Art. Kennt Ihr das Gefühl, bei allem, was Ihr tut, beobachtet zu werden? Seit einigen Monaten sind wir hier in der Stadtbücherei eifrig damit beschäftigt, ein Qualitätsmanagement aufzubauen. Das bedeutet, wenn am Ende alle Prüfungen bestanden sind, sind wir zertifiziert und haben eine TÜV-Plakette. Dazu müssen aber vorher einige Dinge passieren.

 

Was passiert, bevor ein Qualitätsmanagement aufgebaut ist?

Zu allen Tätigkeiten im Hause, auch wenn sie scheinbar nebensächlich sind, müssen Arbeitsanweisungen geschrieben werden. Checklisten gibt es ebenfalls, wo beispielsweise genau steht, welche Arbeitsschritte zu tun sind, damit wir morgens für Euch die Bücherei öffnen können. Alles muss nachprüfbar sein und Statistiken sind ebenfalls total wichtig. Aber im Mittelpunkt dieses ganzen Projektes steht das Allerwichtigste: Nämlich Ihr! Deshalb sind wir auch für jede Anregung und jeden Hinweis dankbar, wie wir uns für Euch noch weiter verbessern können.

 

Die Prüfer rücken an…

Aber nun zum eigentlichen Thema: Bevor der TÜV kommt, um uns zu prüfen, gibt es vorher so etwas Ähnliches, wie eine Generalprobe. Man nennt das im Fachjargon „Audit“. In unserem Fall waren die Leiterin der Stadtbibliothek Dormagen, Fr. Schmidt, und der stellv. Leiter der Stadtbibliothek Neuss, Hr. Dr. Pauschert unsere Prüfer.

Die beiden sind zusammen mit unserer Bibliotheksleitung Frau Büchel, mit Stühlen bewaffnet, von Büro zu Büro gegangen und haben uns zu unseren Aufgaben befragt – und zwar gründlichst! Bei mir wurden zum Beispiel die Lieferungskontrolle und das Mahnwesen abgefragt. Obwohl ich schon seit meiner Ausbildung (1997!) mit diesem Aufgabengebiet quasi beruflich aufgewachsen bin war ich doch aufgeregt, es war fast ein bisschen, wie ein Verhör 🙂

Es war nicht so schwierig, über Dinge zu erzählen, die ich schon seit Jahren tue – schwierig waren die Fragen in der Art: „Warum machen Sie das so … und nicht so …?“ und mich dann selbst zu hinterfragen … ja, warum eigentlich…?

 

Jetzt dient das Audit natürlich auch genau dazu: Eventuelle Schwachstellen zu erkennen, nochmal zu überdenken und ggf. eine bessere Lösung zu finden. Im Endeffekt also eine gelungene Generalprobe!

 

 

Audit

 

Außerdem finde ich, dass ich diese Situation auch noch gut für mich selbst nutzen kann. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Ich frage mich also, wie viele Handlungen sich im Laufe der Jahre – beruflich und privat – eingeschlichen haben, die „schon immer so waren“, und eigentlich sollte man das Eine oder Andere doch nochmal neu überdenken … was meint Ihr?

 

Beste Grüße,

Sonja Tewes

Advertisements

Mit Tag(s) versehen: , ,

2 Kommentare zu “Achtung, die Prüfer kommen…

  1. David Gloede (@gloedavid) 11. September 2014 um 09:08 Reply

    Ich wünsche ganz viel Erfolg für die Qualitätsmanagementprüfung und drücke alle Daumen für ein abgeschlossenes Zertifikat! Ich selbst habe diese Erfahrung in meinem Job gemacht und empfand die Prüfungen als große Herausforderung. Da es aber um Optimierung von Arbeitsabläufen ging und viele Tätigkeiten dadurch eventuell ‚vereinfacht‘ würden, betrachtete ich diesen Prozeß rückblickend als Unterstützung für alle MItarbeiter.

    • Sonja Tewes 11. September 2014 um 10:47 Reply

      Vielen herzlichen Dank! Es ist auf jeden Fall am Anfang natürlich ein enormer Mehraufwand, aber wir „ernten“ jetzt schon die Früchte unserer gefühlt 1.000 Arbeitsanweisungen. Die haben sehr vielen Kolleginnen schon unglaublich weitergeholfen!

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

%d Bloggern gefällt das: